Chaque année, des milliers de délégués internationaux affluent à Genève pour participer à d’importantes conférences. Depuis 2016, afin de faciliter leur séjour et les inviter à découvrir la palette d’activités qu’offre la dynamique ville du bout du lac, le CAGI a mis en place le bureau d’information des délégués (Delegates information desk).

Cette structure mobile se déploie au sein des organisations qui en font la demande et s’adapte en fonction de l’espace mis à disposition. Prestation entièrement gratuite, le stand d’accueil est un pôle d’informations pratiques.

Initialement installé au Palais des Nations (Porte 40, bâtiment E), le bureau d’information s’externalise et se duplique lorsque des conférences se déroulent simultanément. Toute organisation internationale souhaitant bénéficier de cette prestation doit en faire la demande dès que possible directement auprès du CAGI.

Une mission orientée vers les services

Les objectifs du bureau sont multiples. Il s’agit de faciliter la participation des délégués à des conférences en leur fournissant des informations et une orientation adaptée. Le Bureau met en avant l’offre culturelle et touristique de Genève et de la région lémanique en proposant des programmes personnalisés et des recommandations d’activités selon les centres d’intérêts des délégués et le temps libre dont ils disposent. Il permet aussi d’acheter sur place des billets pour des spectacles. Enfin, l’équipe du CAGI fournit des informations sur les services proposés par le Centre et les oriente vers les interlocuteurs appropriés en cas de questions spécifiques liées à leur participation à une conférence ou à une réunion.

Une source d’informations

Le bureau met à disposition des documents pratiques, des brochures et autres informations utiles fournis par les partenaires du CAGI, et disponibles en plusieurs langues. Des écrans multimédias diffusent les bulletins d’information des organisateurs de conférences ainsi que des informations pratiques et culturelles sur Genève. Le programme des réunions et des événements parallèles prévus dans la journée est affiché et mis à jour. Le Guide pratique du délégué, qui recense des conseils afin de faciliter l’hébergement et le séjour à Genève, est disponible sur le site du CAGI (cagi.ch). Il est parfois relayé sur le site web des organisations qui peuvent proposer une rubrique spécifiquement dédiée aux délégués.

Une présence organisée

Cette structure est constituée de plusieurs personnes, dirigé par un Coordinateur, lui-même rattaché au responsable de service. La présence du stand est planifiée tout au long de l’année, en fonction du calendrier des conférences et des réunions mais les demandes spécifiques d’Organisations internationales pour l’accueillir pendant leurs événements sont également prises en compte.

Plusieurs organisations internationales, telles que l’ONU Genève, l’OMM, l’OMC, l’OMPI, le BIT et récemment l’UIT, ont déjà sollicité la présence du bureau. Nous sommes impatients de vous rencontrer pour échanger sur une future collaboration lors de votre prochaine conférence à Genève! 

Plus d’information: https://www.cagi.ch/fr/infos-pratiques/delegates-information-desk/